Consejos para eventos B2B virtuales

Desde hace varios años la modalidad de eventos virtuales ha venido creciendo en popularidad, una tendencia que ciertamente se afianzo durante el 2020 a raíz de las restricciones asociadas a la pandemia del Covid-19. Hoy en día, a pesar de que muchas de esas restricciones se han suspendido, los eventos en línea continúan siendo una muy buena opción para las empresas. 

Sin embargo, como cualquier evento, no todas las soluciones son iguales ni apropiadas para las diferentes necesidades. A continuación 5 consejos, para que tu evento virtual sea todo un éxito.

1. Elegir la plataforma adecuada

Plataformas y programas de transmisión en vivo hay muchas, pero no todas prestan los mismos servicios ni son adecuadas para todos los eventos. Es importante pensar en el tipo de evento que estas organizando, la cantidad de asistentes, si es o no interactivo, si tienes patrocinadores, cuánto tiempo durará, etc., para definir las soluciones que te debe ofrecer una plataforma.  

Asegúrate de escoger lo mas adecuado para tu evento, de lo contrario puedes tener problemas con la conexión, la transmisión y el cronograma que tienes planeado.

2. Hazlo interactivo

Una de las desventajas de los eventos virtuales es la falta de interacción con tus clientes o asistentes a la que estamos acostumbrados en eventos presenciales. Sin embargo, existen numerosas estrategias para incentivar la participación activa y la interacción de manera virtual, que además, harán tu evento mucho más divertido y memorable.

¿Cómo hacerlo? En primer lugar, busca que tu evento tenga incorporado funciones de chat, encuestas, networking y juegos. Puedes organizar sesiones de preguntas y respuestas, realizar sondeos o encuestas, planear rifas o concursos en vivo, y por supuesto, tener algo de entretenimiento.

3. La claridad es la clave

Es fundamental dejar todo claro antes del evento. No todos los asistentes a un evento virtual son expertos en tecnología, así que es importante informar como deben registrarse, acceder a la plataforma, como asistir a las sesiones y como interactuar con la tecnología para que todos puedan aprovechar la experiencia sin dificultades.

Puedes preparar guías para los usuarios o incluso algunas capacitaciones previas al evento, para que todos los asistentes tengan clara la funcionalidad. De esta manera evitaras mucha frustración y muchas preguntas durante el evento.

4. Establece una estrategia de marketing

Generar interés para asistir a un evento virtual puede ser más complejo y extenso que para un evento presencial. Muchos de los atractivos asociados a los eventos presenciales, como salir de la rutina, consumo de alimentos y bebidas, entretenimiento en vivo y la posibilidad de conocer otras personas, no se identifican fácilmente con la virtualidad, con lo cuál es muy importante comunicar todas las ventajas de tu evento, con antelación y con frecuencia, para confirmar a los asistentes.  

Asegúrate de que tu estrategia de marketing sea relevante para las audiencias que quieres convocar y utiliza los canales de comunicación adecuados para cada una, monitoreando constantemente que es más efectivo, pueden ser correos electrónicos, redes sociales, llamadas, etc. Intenta generar expectativa e interacción desde antes del evento, puedes usar hashtags, videos, concursos, anunciar sorpresas u otras estrategias para que tu público se entusiasme y confirme su asistencia.

5. Ajusta los tiempos y estructura de tu evento

Estar sentado y mirar una pantalla todo el día no es la idea de diversión para todo el mundo; es fácil distraerse con otras actividades y perder la atención en el contenido que has preparado.

Por esta razón es importante ajustar el horario y las prioridades para darle dinamismo al evento y poder mantener el interés de los asistentes virtuales. Una buena recomendación es tener sesiones mas cortas con contenidos muy puntuales para mantener la atención del público; también puedes incorporar actividades sociales como un fórum de discusión o espacios de networking que animen a los asistentes a interactuar, incluso se pueden crear juegos interactivos para romper la rutina y mantener a los asistentes activamente involucrados.

¿Estás preparado para organizar un evento virtual?