Pros y contras de eventos virtuales.

Durante el 2020 los eventos virtuales se convirtieron en la única alternativa de las empresas para mantener el contacto con sus clientes y para realizar encuentros académicos como foros, webinars y conferencias. Este tipo de eventos continuará afianzandose como una de las alternativas preferidas por las empresas, sin embargo es importante tener en cuenta tanto las ventajas como las desventajas de los encuentros virtuales.

1. El factor “wow” puede ser difícil de lograr

Los eventos presenciales tienen la ventaja de poder utilizar todos los sentidos para sorprender e impresionar a los asistentes. Bien sea a través de la comida, la decoración, el entretenimiento en vivo o actividades lúdicas, los organizadores de eventos tienen muchas alternativas para explorar su creatividad y superar las expectativas de los clientes.

Por otra parte, los eventos virtuales carecen de esta multitud de opciones sensoriales y pueden verse limitados a la hora de sorprender al público. Sin embargo, la ventaja de la virtualidad se encuentra en la posibilidad de conectar lugares y personas de todo el mundo de manera inmediata: puedes invitar a un chef frances, un músico italiano o un artista japones como entretenimiento, seguro eso asombrará a tus invitados y dará mucho de que hablar.   

2. No hay interacciones físicas

Una de los mayores incentivos para asistir a eventos es la gente. Los asistentes quieren tener la oportunidad de conocer a los conferencistas, conectar con posibles compradores o ampliar su red de contactos. En la actualidad no existe ninguna tecnología virtual que pueda sustituir por completo la fluidez y naturalidad de los encuentros cara a cara, sin embargo la funcionalidad de chat y networking es muy útil y mucho más efectiva para conectar con las personas que realmente te interesan.

Los eventos virtuales permiten explorar los perfiles de todos los asistentes y seleccionar aquellos con los que quisieras chatear o incluir en tu red de contactos. Igualmente, si es un evento internacional, puedes llegar a conocer gente de muchos países y explorar oportunidades de negocio o de cooperación mucho más alla de tus fronteras.

3. Es más difícil mantener la atención de los asistentes

En un evento presencial, los asistentes pueden concentrase facilmente en el contenido y las interacciones que estan pasando dentro del recinto; por lo general, se guardan los celulares y no hay estímulos exteriores que distraigan la atención. En los eventos virtuales, por el contrario, las distracciones para el asistente son muchas.

Asistir a un evento virtual desde la casa o incluso la oficina, representa una constante competencia por la atención; puede ser el cuidado de los niños, llamadas a la puerta, interrupciones de colegas, correos electrónicos e incluso otras páginas web. Es bastante probable que los asistentes remotos necesiten ausentarse momentaneamente y perderse parte del evento.  Por otra parte, la posición constante frente a una pantalla puede resultar agotadora, con lo cual el contenido del evento tiene que estar diseñado para adaptarse a estas circunstancias y ser lo suficientemente interesante para que la audiencia vuelva después de los descansos.

¿Cuál es la ventaja? Que ese contenido puede ser mucho más rico y atractivo que en un evento presencial. Puedes contar con conferencistas o artistas internacionales, y estructurar los horarios y las sesiones en bloques de corta duración o módulos, de manera que tu evento dure varios días sin incurrir en costos adicionales.

Como siempre, evalua cuales son tus necesidades antes de decidir si tu evento debe ser virtual, físico o híbrido.