¿Qué pasa después de un evento?

Realizar una gestión post evento es tan importante como la planificación y coordinación del mismo. Tanto los organizadores como los asistentes se pueden beneficiar del análisis y la comunicación de los logros y resultados obtenidos, por un lado aprendiendo de la experiencia y por otro generando expectativa para eventos futuros.

Evaluación del evento

El mejor momento para realizar la evaluación y el análisis es inmediatamente después del evento, cuando tenemos la información fresca y hemos recibido la retroalimentación de los participantes. Siempre hay detalles de última hora que se escapan a cualquier presupuesto, por eso es importante recopilar datos que reflejen gastos de último minuto etc.; igualmente es importante evaluar todos los aspectos técnicos, cumplimiento del minuto a minuto, asistencia, participación, etc., y enviar a los participantes una encuesta de satisfacción.

Agradecimientos

Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. Esto se puede hacer de manera informal o formal, de acuerdo a quien vaya dirigida la comunicación.

Resumen de resultados

Si en el evento participaron empresas patrocinadoras es fundamental que se comparta un resumen sobre lo sucedido y los resultados. Esto facilita a los organizadores cumplir con sus compromisos y estrechar la relación con los patrocinadores para eventos futuros. Se deben incluir tanto datos cualitativos como cuantitativos.

Puertas adentro

Es importante conocer la opinión y evaluación de todo el personal de logística, coordinación y de todos los proveedores. Conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades durante el evento es vital para el crecimiento profesional de las distintas áreas comprometidas, tener una reunión de cierren con críticas es muy útil para resaltar las cosas que salieron bien, las que salieron mal y como podemos evitar que estas sucedan nuevamente en el futuro.

Documentar resultados

Con toda esta información se presenta un informe final, haciendo un análisis de los resultados, conclusiones y recomendaciones. Todo dato cuantitativo y cualitativo es clave para demostrar el éxito obtenido y el retorno de la inversión.